35 Tips voor een succesvolle workation

Je klapt je laptop dicht terwijl je het laatste slokje van je mimosa drinkt. De werkdag zit erop, de vakantie kan beginnen. Maar daarvoor hoef jij niet meer in een vliegtuig te stappen: Jouw werkplek is namelijk op vakantie!

Locatie-onafhankelijk werken is dé reistrend van 2023. Dat heet ook wel een workation. Een weekje weg zonder vrije dagen te verliezen, of zelfs een aantal maanden: met werken op afstand is er veel mogelijk. Wil jij weten hoe je werk en reizen succesvol kunt combineren? Met deze tips maak je van jouw reis een productieve workation.

• Hoe bereid je je voor op een workation?
• Wat heb je nodig voor een workation?
• Hoe kun je goed werken tijdens je workation?
• Je workation is afgelopen. En nu?

Hoe voorbereiden op je workation?

Een goed voorbereide workation zorgt ervoor dat je beter kunt werken en tegelijkertijd goed kunt ontspannen. Jij blij en je baas blij!

Maak vooraf een aantal keuzes over de reisduur van je workation, het reisgezelschap waarmee je gaat en de bestemming of route. Ook is het belangrijk om goed af te stemmen met je leidinggevende en collega’s.

#1 Reisduur: Een korte workation van een paar dagen tot een week

Even een break van de sleur van de dag. Met een korte workation kun je al helemaal opladen, terwijl je van alle voordelen geniet van het werken op reis. De kosten blijven laag, de reis is makkelijk opgezet en je baas vindt het waarschijnlijk geen probleem. Plak een weekend aan een paar dagen werken vast, zodat je goed de bestemming kunt verkennen, of begin met een weekend en werk de dagen erna.

#2 Reisduur: Een lange workation

Hoe lang je workation mag duren hangt natuurlijk af van waar je werkt, wetgeving en je thuissituatie. Maar als je langer weggaat, kun je ook gemakkelijker een inspirerende, verre bestemming kiezen of zelfs een rondreis maken. Werken op reis is soms even wennen. Met een langere workation geef je jezelf de tijd om echt je ritme te vinden.

#3 Reisgezelschap: Ga alleen voor ultieme concentratie

Vakantie vieren doe je graag met vrienden of familie. Voor een workation gelden vaak andere afwegingen. Wil je juist even helemaal weg bij de kids of uit je gedeelde woning? Als je alleen op workation gaat kun je helemaal focussen op jezelf en dat werkproject. Alleen op workation doe je voor de ultieme concentratie.

#4 Reisgezelschap: Ga samen voor gedeelde motivatie

Een workation met andere mensen kan goed werken. Ga gezellig samen met je partner, terwijl hij/zij ook werkt tijdens het reizen. Of met een vriendengroep, zodat je na het werken lekker de stad in of het strand op kan. Samen op workation doe je voor de gedeelde motivatie! Maak dan wel duidelijke afspraken over werktijden en afleidingen, zodat iedereen dezelfde mindset heeft.

#5 Reisbestemming: Kies een bekende plek voor gemak

Een workation kan heel fijn zijn op een plek die je al een beetje kent, bijvoorbeeld van een eerdere vakantie of omdat je er gewoond hebt. Dit geeft je de kans om te connecten met oude vrienden, je favoriete koffieplekjes weer op te zoeken, of bezienswaardigheden te bezoeken die je met een eerder bezoek nog niet gezien hebt.

#6 Reisbestemming: Kies een nieuwe plek voor avontuur

Ga jij op workation voor nieuwe inspiratie en een frisse wind in je leven? Kies dan voor een bestemming die je nog niet kent. Tijdens een workation leer je die plek op een andere manier kennen dan als gewone toerist. Je zult echt een klik voelen met de plek en het zal voelen alsof je er woont. Geen klik? Dat is natuurlijk ook oké. Er zijn nog zoveel andere bestemmingen om te leren kennen.

#7 Reisroute: Kies één plek voor gemak en de lokale ervaring

Voor je werkvakantie kun je één plek uitkiezen of een rondreis maken langs meerdere plekken. De eerste optie geeft stabiliteit en zorgt ervoor dat je een plek echt leert kennen als een local, zeker als je voor langere tijd gaat. Voor je het weet heb je jouw favoriete koffietentjes en weet je de beste Wi-Fi in de stad te vinden.

#8 Reisroute: Kies meerdere plekken voor inspiratie

Een workation op meerdere bestemmingen laat je meer beleven van het land (of zelfs meerdere landen!). Hoe leuk als je collega's telkens weer kunnen vragen "waar ben je nu dan?!" Een workation op meerdere bestemmingen vereist meer logistieke planning. Op welke dagen wissel je van locatie en kan je dan ook nog werken? Of neem je op reisdagen liever verlof op? Als je onderweg vertraging oploopt, kun je de werkdeadlines dan nog halen? Maak hier vooraf duidelijke afspraken over met je werkgever, zodat je zonder stress kan genieten van het reizen en vervoer zelf.

#9 Accommodatie: Kies een hostel om mensen te ontmoeten

Geïnspireerd word je door mensen om je heen! Als die zin bij je resoneert, is het een goede keuze om een openbare accommodatie te kiezen voor jouw workation. Klets na (of tijdens) je werktijd met nieuwe mensen, allemaal met een eigen interessante achtergrond, en ga met hen op pad om de werkdag van je af te laten glijden.

#10 Accommodatie: Kies een privé-accommodatie voor totale rust

Heb jij na een werkdag je persoonlijke rust nodig om weer bij te tanken? Kies dan voor een accommodatie waarin je jouw eigen ruimte hebt. Nachtrust is voor je werk erg belangrijk. En je hersenen hebben rust nodig om een drukke dag vol nieuwe indrukken goed te kunnen verwerken. Goed slapen zorgt voor meer inspiratie, dus ga naar een plek waar jij dat goed kunt doen.

#11 Maak een lijstje met potentiële werkplekken

Jouw werkplek op reis moet aan een aantal eisen voldoen, zoals goed internet en stroomvoorziening, dus niet elk plekje is even geschikt. Een goede plek zoeken kan veel tijd kosten op je bestemming. Tijd die je liever aan ontdekking en ontspanning besteed. Dus maak alvast een lijstje met mogelijke werkplekken en co-working spaces. Je kan er natuurlijk altijd van afwijken als je een andere leuke werkplek tegen het lijf loopt.

#12 Kies een duidelijk doel

Als je op papier zet wat je echt wil bereiken in je workation, kan je achteraf met een tevreden gevoel terugkijken. Het helpt je ook om complete rust te hebben in je hoofd als je een doel van je lijstje hebt kunnen afvinken. Dan kan je meer genieten van de prachtige bestemming waar je bent!

#13 Communiceer goed met je leidinggevende

Een succesvolle workation begint met goede afspraken met je leidinggevende (als je die hebt natuurlijk). Wanneer zul je wel en niet bereikbaar zijn? Welke dingen pak je het meest efficient op tijdens je werkvakantie? En krijg je de vrijheid om je workation eventueel te verlengen als het goed bevalt? Het is belangrijk dat de verwachtingen van je werkgever of klanten vooraf duidelijk zijn.

#14 Communiceer met je collega’s

De communicatie met je collega's (als je die hebt in je werk) is ook erg belangrijk. Laat weten wanneer je wel en niet bereikbaar zal zijn, zodat je niet op onbegrip of jaloezie stuit. Tegelijkertijd kun je hen natuurlijk ook inspireren met jouw verhalen, locaties en opgedane inzichten.

#15 Onderzoek regels voor visa/werken in het buitenland

Over het algemeen geldt dat bij meer dan 183 dagen werken in het buitenland het land waar je in werkt belasting gaat heffen in plaats van Nederland. Verder zijn er nog veel regels van toepassing. Bij een korte workation heb je al die rompslomp niet. Je mag dus prima een tijdje in Spanje werken zonder dat dit financiële gevolgen heeft.

#16 Plan extra vrije dagen op tijd in

Wil je tijdens je workation verlof opnemen? Bijvoorbeeld voor reisdagen of om de bestemming rustig te kunnen verkennen? Doe dit dan zoveel mogelijk vooraf. Of bespreek in ieder geval met je leidinggevende hoe lang vantevoren je dit moet aangeven. Hetzelfde geldt voor als je ziek zou worden tijdens je (lange) workation.

#17 Zet een Out of Office aan

Het is waarschijnlijk één van de leukere dingen aan je workation voorbereiding: een Out of Office bericht instellen. Het laat namelijk aan iedereen weten dat jij lekker op workation bent. Omdat je niet helemaal afwezig bent tijdens een workation, is je Out of Office ideaal om je aangepaste werktijden in te vermelden, met name als je op een bestemming bent met tijdsverschil. Gebruik je out of office ook direct om mensen te inspireren, bijvoorbeeld met een mooie foto van jouw werkplek op het strand/aan de boulevard/met uitzicht over New York!

Welke benodigdheden voor een workation?

Gewapend met je lijstje van mogelijke werkplekken, je koffer en je laptop ga je vertrekken. Maar hoe ziet een goede workation werkplek eruit?

#18 Neem een noise-cancelling koptelefoon mee

Het mooie aan een workation is dat je op veel verschillende plekken kan werken. Dat betekent soms ook dat er veel afleiding is. Een noise-cancelling koptelefoon kan een uitkomst zijn.

#19 Neem een extra acculader mee

Hitte en kou kunnen gekke dingen doen met je hardware. Oeps! Acculader stuk op vakantie. Natuurlijk zit je net in een internetcafé in de rimboe zonder hardware winkels om de hoek, of het type lader is op je bestemming anders dan thuis. De belangrijkste benodigdheden voor je werk, zoals een acculader of powerbank voor je laptop en telefoon, kun je daarom het beste extra meenemen.

#20 Zorg voor goed en stabiel internet

Een goede verbinding is voor de meeste werkzaamheden essentieel! Heeft jouw bestemming onstabiel internet? Denk dan aan een dongel of hotspot.

#21 Zorg goed voor je technologie

Je technologie is je werk. Zorg er goed voor. Pas op met extreem koude of warme temperaturen. En houd je hardware droog en schoon. Een goede reisverzekering is handig.

Werken naast een zwembad met kinderen is dus niet zo’n goed idee…

#22 Neem een VPN voor beveiligde systemen

Wie werkt met gevoelige (klanten)data moet ervoor zorgen dat de internetverbinding goed beveiligd is. Dan biedt een VPN uitkomst.

#23 Beveilig je technologie met two-factor-authentication

Bescherm je gegevens op reis door ervoor te zorgen dat inloggen extra beveiligd is. Dat kan door two-factor-authentication in te vullen via sms of een authenticator app. Een privacy screen protector voor op je laptop zorgt ervoor dat niemand van de zijkant mee kan gluren.

Hoe kun je goed werken op reis?

Behalve de praktische zaken die je nodig hebt, is het ook belangrijk om tijdens je workation de juiste mindset te hebben.

#24 Houd je aan je planning

Deel je werk op in kleine taken die je kunt afvinken. Maak de planning van de volgende dag als laatste voordat je stopt met werken. Dan hoef je helemaal niet aan werk te denken totdat je weer gaat beginnen.

#25 Vrije tijd is écht vrije tijd

Als je door je werk niet kunt genieten van je vakantietijd, ervaar je ook niet de voordelen van een workation. Daarom is het belangrijk tijdens een workation om het werk in je vrije tijd de zorgen van je werk echt los te laten en te genieten van de mooie ervaring.

#26 Laat je inspireren

Gebruik de omgeving in je werk. Het mooie van een workation is dat je een bestemming echt even thuis kan maken. Sta open voor een praatje met de locals. Zij inspireren je weer, waardoor jij je werk beter doet.

#27 Blijf connected met collega’s en klanten

Dat jij lekker uit de sleur van alledag bent, zegt natuurlijk niet dat je er met de pet naar gooit. Blijf daarom zichtbaar en connected met collega's en/of klanten.

#28 Inspireer je collega’s

Jouw reis kan ook anderen blij maken. Vertel over de mooie dingen die je meemaakt en neem collega's en vrienden mee in deze ervaring. Daar krijgen zij ook weer inspiratie van!

#29 Een werkdag hoeft niet van 9 tot 5 te zijn

Wees flexibel! Is het 's middags te warm om te werken op je bestemming? Of wil je een bezienswaardigheid liever in de rustige ochtenduurtjes bezoeken? Doe dat dan en haal die werkuren gewoon op een ander moment in.

#30 Let op het tijdsverschil

Een workation naar een verre bestemming betekent dat je te maken krijgt met tijdsverschil. Op 24timezones.com kun je twee locaties invoeren om direct het tijdsverschil en de beste tijden om te bellen te zien. Wist je dat je in virtuele kalenders vaak wereldklokken kan toevoegen? Dan kun je heel gemakkelijk zien welke tijd het is voor de mensen waarmee je belt.

#31 Zoek een rustige omgeving om te vergaderen

Voor je collega's is het vervelend als je inbelt met veel achtergrondgeluid of een slechte verbinding. Plan daarom slim je vergaderingen, zodat je kunt zorgen voor een goede omgeving om te bellen. Maak bijvoorbeeld blokken in je agenda zodat collega's kunnen zien wanneer je beschikbaar bent voor een video meeting.

#32 Lukt werken even niet? No problem

Forceer niks. Op de momenten dat werken wel gaat, zul jij extra efficiënt zijn.

Na je workation?

Je wilt er nu nog even niet aan denken natuurlijk, maar jouw workation gaat (waarschijnlijk) een keer eindigen. Met deze tips land je zachtjes terug in je dagelijkse leven.

#33 Schrijf op wat je geleerd hebt

Jouw workation heeft je waarschijnlijk nieuwe inzichten en inspiratie gebracht. Schrijf ze op in een mooi blog op LinkedIn bijvoorbeeld. Daarmee werk je tegelijkertijd aan je persoonlijke branding.

#34 Laat jezelf zien op je kantoor/werkplek

Duik niet meteen in de volgende workation. Je thuisfront je ook graag weer even zien! Geniet even van het thuis zijn, voordat je weer het avontuur tegemoet gaat. Dan waardeer je het zoveel meer om weer op (werk-)vakantie te gaan.

#35 Plan je volgende workation!

Er bestaat geen beter medicijn voor reisheimwee dan vooruit kijken. Zoek je volgende workation bestemming uit en vergelijk de goedkoopste vliegtickets om er te komen. Voorpret is de beste pret!

Bronnen en inspiratie

• Harpers Bazaar
• Minimalist Marketing
• On a Journey
• Susan Aretz
• Vrije Meid
• We Are Travellers
• Werktrends